Hoe VO-Initiatives omgaat met persoonsgegevens — duidelijk en transparant
VO-Initiatives is een Belgisch bedrijf gespecialiseerd in AI-assistenten voor bedrijven. Wij zijn gevestigd in Antwerpen en actief in heel België.
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via:
VO-Initiatives
Antwerpen, België
E-mail: oskar@vo-initiatives.com
BTW: BE0XXX.XXX.XXX
Wanneer u klant bent van VO-Initiatives en gebruik maakt van een AI-assistent, verwerken wij in uw opdracht persoonsgegevens van uw klanten en medewerkers. Dit valt onder de Verwerkersovereenkomst. In die hoedanigheid treden wij op als verwerker, en u als verwerkingsverantwoordelijke.
Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, biometrische gegevens, politieke voorkeur, etc.) tenzij hiervoor een afzonderlijke overeenkomst is gesloten.
| Doel | Rechtsgrond (AVG) | Welke gegevens |
|---|---|---|
| Beantwoorden van contactaanvragen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Naam, e-mail |
| Uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b) | Contactgegevens klant |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | Naam, adres, BTW-nummer |
| Verbetering van onze diensten | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Geanonimiseerde gebruiksstatistieken |
| Wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | Afhankelijk van verplichting |
| Categorie | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Contactaanvragen | 2 jaar | Gerechtvaardigd belang |
| Klantgegevens (actieve klanten) | Duur overeenkomst + 1 jaar | Uitvoering overeenkomst |
| Facturen en boekhoudstukken | 7 jaar | Wettelijke bewaarplicht (W.Venn.) |
| Technische logbestanden | 90 dagen | Beveiliging en foutopsporing |
| Verwerkte klantdata via AI-assistent | Verwijderd binnen 30 dagen na beëindiging | Verwerkersovereenkomst |
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, en enkel in de mate die strikt vereist is:
| Partij | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Serverhosting van de AI-infrastructuur | Duitsland (EU) |
| Google LLC | E-mail, agenda en documenten (enkel indien geïntegreerd) | VS / EU-datacenters |
| AI-modelaanbieder | Verwerking van taalinstructies — geanonimiseerd, niet bewaard | VS (SCCs van toepassing) |
Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden.
Voor doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden Standaard Contractuele Clausules (SCCs) gehanteerd conform EU-besluit 2021/914.
Onder de AVG beschikt u over de volgende rechten. U kunt deze uitoefenen door ons te contacteren via oskar@vo-initiatives.com:
U heeft het recht te weten welke gegevens we over u hebben.
U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
U kunt verwijdering van uw gegevens vragen ("recht op vergetelheid").
U kunt de verwerking (tijdelijk) laten beperken.
U kunt uw gegevens ontvangen in een leesbaar formaat.
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Wij reageren op uw verzoek binnen 30 dagen. Bij complexe of meervoudige verzoeken kan dit worden verlengd met 2 maanden, mits kennisgeving.
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik:
Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u en de bevoegde toezichthouder hiervan in kennis binnen de wettelijke termijnen.
Onze website maakt gebruik van minimale cookies:
| Type | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Functionele cookies | Basiswerking van de website | Sessie |
| Analytische cookies | Geanonimiseerde bezoekersstatistieken | 12 maanden |
Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. U kunt cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser.
Voor vragen over uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten:
E-mail: oskar@vo-initiatives.com
Wij reageren binnen 5 werkdagen.
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Tel: +32 2 274 48 00
Ons team staat klaar om uw vragen te beantwoorden — binnen 5 werkdagen.
Stuur een e-mail