Algemene Voorwaarden

Art. 1 Definities

• VO-Initiatives: de dienstverlener, Belgisch bedrijf gevestigd te Antwerpen, BTW BE0805.309.143
• Opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die een overeenkomst sluit met VO-Initiatives
• VOI Agent: de op maat geconfigureerde AI-oplossing geleverd door VO-Initiatives
• Diensten: alle door VO-Initiatives geleverde producten, diensten en support
• Overeenkomst: de afspraken vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging of dienstverleningsovereenkomst

Art. 2 Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van VO-Initiatives. Afwijkende voorwaarden van de Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Door het aanvaarden van een offerte of het plaatsen van een opdracht aanvaardt de Opdrachtgever deze Algemene Voorwaarden.

Art. 3 Totstandkoming overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand door schriftelijke aanvaarding van een offerte van VO-Initiatives. Offertes zijn geldig gedurende 30 dagen na dagtekening, tenzij anders vermeld.

VO-Initiatives behoudt het recht een opdracht zonder opgave van reden te weigeren.

Art. 4 Dienstverlening

4.1 Inspanningsverbintenis

VO-Initiatives verbindt zich ertoe de diensten te leveren met de nodige zorg en vakkundigheid. De dienstverlening betreft een inspanningsverbintenis, geen resultaatsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.

4.2 Levertermijnen

Vermelde levertermijnen (zoals "eerste resultaat binnen 14 dagen") zijn indicatief en afhankelijk van tijdige medewerking van de Opdrachtgever. Overschrijding geeft geen recht op schadevergoeding tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

4.3 Beschikbaarheid

VO-Initiatives streeft naar een uptime van minimaal 99% voor de VOI Agent-infrastructuur. Geplande onderhoudswerkzaamheden worden minimaal 24 uur vooraf gecommuniceerd. Uptime-garanties buiten deze streefdoelstelling vereisen een afzonderlijk SLA-addendum.

4.4 Wijzigingen aan de dienst

VO-Initiatives behoudt het recht de dienst te verbeteren of technisch aan te passen, op voorwaarde dat de kernfunctionaliteit behouden blijft. Substantiële wijzigingen worden 30 dagen vooraf gecommuniceerd.

Art. 5 Prijzen en Betaling

5.1 Tarieven

De tarieven worden vastgelegd in de offerte of overeenkomst en zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. Prijzen luiden in euro.

5.2 Facturatie

Maandelijkse abonnementen worden vooraf gefactureerd op de eerste dag van elke maand. Eenmalige setupkosten worden gefactureerd bij aanvang van de opdracht.

5.3 Betalingstermijn

Facturen zijn betaalbaar binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum. Bij laattijdige betaling is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een interest verschuldigd van 1% per maand, alsook een forfaitaire schadevergoeding van 10% op het openstaande bedrag (minimum €50).

5.4 Opschorting bij wanbetaling

VO-Initiatives heeft het recht de dienstverlening op te schorten bij betalingsachterstand van meer dan 30 dagen, na schriftelijke ingebrekestelling.

5.5 Prijsaanpassing

Tarieven kunnen jaarlijks worden aangepast op basis van de Belgische consumentenprijsindex, met 60 dagen voorafgaande kennisgeving.

Art. 6 Looptijd en Beëindiging

6.1 Looptijd

De overeenkomst wordt gesloten voor een initiële periode van 1 maand, tenzij anders overeengekomen, en wordt daarna maandelijks stilzwijgend verlengd.

6.2 Opzegging

Beide partijen kunnen de overeenkomst opzeggen met een opzegtermijn van 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de eerste dag van de volgende kalendermaand, via aangetekende brief of e-mail met ontvangstbevestiging.

6.3 Ontbinding

VO-Initiatives kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang ontbinden bij:

• Ernstige of herhaalde contractbreuk door de Opdrachtgever
• Faillissement of staking van betaling door de Opdrachtgever
• Gebruik van de VOI Agent voor onwettige doeleinden

6.4 Na beëindiging

Bij beëindiging worden alle door VO-Initiatives verwerkte gegevens van de Opdrachtgever verwijderd binnen 30 dagen (zie ook Verwerkersovereenkomst). Openstaande facturen blijven opeisbaar.

Art. 7 Verplichtingen Opdrachtgever

De Opdrachtgever verbindt zich ertoe:

• Tijdig en correct alle informatie en toegangen te verstrekken die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten
• De VOI Agent uitsluitend te gebruiken voor wettige doeleinden en conform de instructies van VO-Initiatives
• De vereiste toestemmingen te hebben voor de persoonsgegevens die worden verwerkt via de VOI Agent
• Wijzigingen in de bedrijfssituatie die de dienstverlening kunnen beïnvloeden tijdig te melden
• De VOI Agent niet te gebruiken voor het verspreiden van spam, misleidende inhoud of voor frauduleuze doeleinden

Art. 8 Intellectuele Eigendom

8.1 Eigendom VO-Initiatives

Alle intellectuele eigendomsrechten op de VOI Agent, de onderliggende technologie, configuraties, methodologieën en documentatie berusten bij VO-Initiatives of haar licentiegevers.

8.2 Gebruiksrecht

De Opdrachtgever verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de VOI Agent voor de duur van de overeenkomst en voor de overeengekomen doeleinden.

8.3 Eigendom Opdrachtgever

Gegevens aangeleverd door de Opdrachtgever (e-mails, documenten, klantinformatie) blijven te allen tijde eigendom van de Opdrachtgever.

Art. 9 Vertrouwelijkheid

Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst ontvangen, strikt vertrouwelijk te behandelen en niet aan derden mee te delen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij.

Deze verplichting blijft van kracht na beëindiging van de overeenkomst voor een periode van 3 jaar.

Art. 10 Aansprakelijkheid

10.1 Beperking

De aansprakelijkheid van VO-Initiatives is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat de Opdrachtgever in de 3 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit heeft betaald aan VO-Initiatives.

10.2 Uitsluiting

VO-Initiatives is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of gemiste besparingen
• Schade door onjuiste, onvolledige of laattijdige aanlevering van informatie door de Opdrachtgever
• Schade veroorzaakt door storingen bij derden (internetproviders, Google, etc.)
• Schade door ongeoorloofd gebruik van de VOI Agent door de Opdrachtgever of diens medewerkers
• Beslissingen genomen op basis van output van de VOI Agent

Art. 11 Overmacht

VO-Initiatives is niet aansprakelijk voor vertraging of niet-nakoming van zijn verplichtingen als gevolg van omstandigheden buiten zijn redelijke controle, waaronder maar niet beperkt tot: storingen bij externe dienstverleners, cyberaanvallen, wijzigingen in API's van derde partijen, overheidsbeslissingen of extreme weersomstandigheden.

Bij overmacht schort VO-Initiatives zijn verplichtingen op en informeert de Opdrachtgever hiervan zo spoedig mogelijk. Indien de overmacht langer dan 60 dagen duurt, hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden zonder schadevergoeding.

Art. 12 Wijzigingen aan de Voorwaarden

VO-Initiatives behoudt het recht deze Algemene Voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen vooraf schriftelijk meegedeeld. Indien de Opdrachtgever niet akkoord gaat, heeft hij het recht de overeenkomst te beëindigen vóór de ingangsdatum van de wijzigingen.

De meest actuele versie is steeds beschikbaar op onze website.

Art. 13 Geschillen en Toepasselijk Recht

Op alle overeenkomsten met VO-Initiatives is Belgisch recht van toepassing.

Bij geschillen streven partijen eerst naar een minnelijke oplossing. Indien dit niet lukt binnen 30 dagen, zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen bevoegd, tenzij dwingende wettelijke bepalingen anders voorschrijven.