Inhoud
Wie zijn wij
VO-Initiatives is een Belgisch bedrijf gespecialiseerd in AI-assistenten voor bedrijven. Wij zijn gevestigd in Antwerpen en actief in heel België.
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u ons bereiken via:
VO-Initiatives
Antwerpen, België
E-mail: oskar@vo-initiatives.com
BTW: BE0805.309.143
Welke gegevens verzamelen we
Via onze website
- Contactgegevens: naam, e-mailadres — wanneer u een gesprek aanvraagt via de contactknop
- Bedrijfs- en gespreksgegevens: wat u deelt in de audit-chat en het klantdashboard (berichten, bijlagen), plus uw e-mailadres voor de inlogcode
- Technische gegevens: IP-adres, browsertype, bezochte pagina's — automatisch via de webserver
Transparantie over AI: de audit-chat en de dashboard-chat worden beantwoord door een AI-systeem, onder menselijk toezicht van VO-Initiatives. U kunt op elk moment een menselijke gesprekspartner vragen via oskar@vo-initiatives.com.
In het kader van onze dienstverlening
Wanneer u klant bent van VO-Initiatives en gebruik maakt van een AI-assistent, verwerken wij in uw opdracht persoonsgegevens van uw klanten en medewerkers. Dit valt onder de Verwerkersovereenkomst. In die hoedanigheid treden wij op als verwerker, en u als verwerkingsverantwoordelijke.
Geen bijzondere categorieën
Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, biometrische gegevens, politieke voorkeur, etc.) tenzij hiervoor een afzonderlijke overeenkomst is gesloten.
Waarom verwerken we deze gegevens
| Doel | Rechtsgrond (AVG) | Welke gegevens |
|---|---|---|
| Beantwoorden van contactaanvragen | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Naam, e-mail |
| Uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b) | Contactgegevens klant |
| Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | Naam, adres, BTW-nummer |
| Verbetering van onze diensten | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f) | Geanonimiseerde gebruiksstatistieken |
| Wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c) | Afhankelijk van verplichting |
Hoe lang bewaren we gegevens
| Categorie | Bewaartermijn | Reden |
|---|---|---|
| Contactaanvragen | 2 jaar | Gerechtvaardigd belang |
| Klantgegevens (actieve klanten) | Duur overeenkomst + 1 jaar | Uitvoering overeenkomst |
| Facturen en boekhoudstukken | 7 jaar | Wettelijke bewaarplicht (W.Venn.) |
| Technische logbestanden | 90 dagen | Beveiliging en foutopsporing |
| Verwerkte klantdata via AI-assistent | Verwijderd binnen 30 dagen na beëindiging | Verwerkersovereenkomst |
Doorgave aan derden
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze diensten, en enkel in de mate die strikt vereist is:
| Partij | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Serverhosting van de AI-infrastructuur | Duitsland (EU) |
| OpenAI, L.L.C. | AI-model: verwerkt instructies en taak-noodzakelijke inhoud; niet gebruikt voor modeltraining | VS — EU-dataresidency zodra toegekend |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Betalingsverwerking | Ierland / VS |
| AgentMail, Inc. | Verzending van systeemmails (inlogcodes, servicemeldingen) | VS |
Wij verkopen of verhuren nooit persoonsgegevens aan derden voor commerciële doeleinden.
Voor doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte (EER) steunen wij op het EU-VS Data Privacy Framework (adequaatheidsbesluit, art. 45 AVG) en op Standaard Contractuele Clausules conform EU-besluit 2021/914, telkens vastgelegd in een verwerkersovereenkomst met de betrokken partij.
Jouw rechten
Onder de AVG beschikt u over de volgende rechten. U kunt deze uitoefenen door ons te contacteren via oskar@vo-initiatives.com:
Recht op inzage (art. 15)
U heeft het recht te weten welke gegevens we over u hebben.
Recht op rectificatie (art. 16)
U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
Recht op wissing (art. 17)
U kunt verwijdering van uw gegevens vragen ("recht op vergetelheid").
Recht op beperking (art. 18)
U kunt de verwerking (tijdelijk) laten beperken.
Recht op overdraagbaarheid (art. 20)
U kunt uw gegevens ontvangen in een leesbaar formaat.
Recht van bezwaar (art. 21)
U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Wij reageren op uw verzoek binnen 30 dagen. Bij complexe of meervoudige verzoeken kan dit worden verlengd met 2 maanden, mits kennisgeving.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik:
- Versleutelde verbindingen (TLS) voor alle datatransport
- Servers uitsluitend in beveiligde EU-datacenters (Duitsland)
- Koppelingsgeheimen worden éénrichting en met strikte toegangsrechten opgeslagen — na opslag niet meer uitleesbaar via de webinterface
- Computer-koppelingen werken met een toestelgebonden geheim en een zichtbare indicator + pauzeknop op het toestel
- Regelmatige evaluatie van onze beveiligingsmaatregelen
Bij een datalek dat een risico vormt voor uw rechten en vrijheden, stellen wij u en de bevoegde toezichthouder hiervan in kennis binnen de wettelijke termijnen.
Cookies
Onze website maakt gebruik van minimale cookies:
| Type | Doel | Bewaartermijn |
|---|---|---|
| Functionele cookies | Basiswerking van de website | Sessie |
| Analytische cookies | Geanonimiseerde bezoekersstatistieken | 12 maanden |
Wij plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. U kunt cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van uw browser.
Contact & Klachten
Voor vragen over uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten:
E-mail: oskar@vo-initiatives.com
Wij reageren binnen 5 werkdagen.
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Tel: +32 2 274 48 00
Vragen over uw privacy?
Ons team staat klaar om uw vragen te beantwoorden — binnen 5 werkdagen.
Stuur een e-mail